E-Mail Konfiguration
Vorbereitung und Voraussetzungen
Die Anbindung der Software an den Mailclient erfolgt per IMAP und SMTP. Folgende Daten müssen für eine E-Mailkonfiguration pro Anwender/Benutzer vorliegen.
Wenn als Schnittstelle “Outlook/Office 365“ mit OAuth-Verifizierung verwendet wird:
Kontoname(n)
IMAP Servername bzw. IP
IMAP Port
SMTP Servername bzw. IP
SMTP Port
Der Anwender/Benutzer benötigt für die OAuth-Verifizierung seinen Windows bzw. MS Office Benutzername und Passwort.
Wenn als Schnittstelle “ein sonstiger IMAP/SMTP Server“ verwendet wird:
Kontoname(n)
IMAP Servername bzw. IP
IMAP Port
IMAP SSL/TLS
SMTP Servername bzw. IP
SMTP Port
SMTP SSL/TLS
Optional: Benutzername für Anmeldung/Authentifizierung am IMAP/SMTP Server
Optional: Benutzerpasswort für Anmeldung/Authentifizierung am IMAP/SMTP Server
Der Anwender/Benutzer kann seinen Benutzername und auch sein persönliches Passwort selbstständig unter “Datei | Persönliche Einstellungen“ im AOWI eintragen bzw. ändern.
Falls ein Proxy erforderlich ist:
Proxy Hostname/Server für IMAP bzw. SMTP
Proxy Port für IMAP bzw. SMTP
Proxy Benutzername für IMAP bzw. SMTP
Proxy Benutzerpasswort für IMAP bzw. SMTP
IMAP und SMTP Einstellungen
Die IMAP und SMTP Einstellungen können entweder global für ALLE bzw. mehrere Anwender in der “Systemsteuerung“ (Administration | Systemsteuerung | Schnittstellen | IMAP/SMTP) oder pro Anwender in der “Benutzerverwaltung“ (Administration | Benutzerverwaltung) hinterlegt werden.
Damit die in der Systemsteuerung hinterlegten IMAP und/oder SMTP Einstellungen für einen Anwender greifen, muss dies in der Benutzerverwaltung aktiviert werden.
Siehe: Benutzerverwaltung | IMAP und Benutzerverwaltung | SMTP
Wenn die in der Systemsteuerung hinterlegten IMAP und SMTP Einstellungen geändert werden, gelten diese Einstellungen ab diesem Zeitpunkt für alle Benutzer, die die Option “Verwende Default IMAP“ und/oder “Verwende Default SMTP“ verwenden.
IMAP
Hier sind die unter “Vorbereitung und Voraussetzung“ genannten IMAP-Daten einzutragen.
SSL/TLS
Bei Verwendung der Schnittstelle Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) kann keine SSL/TLS ausgewählt werden, da dies bei einer OAuth-Verifizierung nicht notwendig ist.
Bei einer Standard (IMAP/SMTP) Schnittstelle kann gewählt werden:
Nein: Der Zugriff erfolgt ohne SSL/TLS
Server (Standard): Der Wert "Server (Standard)" bedeutet, dass das Protokoll dynamisch zur Laufzeit auf der Grundlage der Anforderungen des IMAP Servers ausgewählt wird. Diese Einstellung wird empfohlen.
TLS 1.0 … 1.3: Wird ein genaues Protokoll gewählt, muss der IMAP Server ebenfalls dieses Protokoll unterstützen!
ab TLS 1.0 … 1.3: ab TLS bedeutet, dass der IMAP Server dieses oder neuere TLS-Protokolle unterstützen muss. Zum Beispiel “ab TLS 1.2“ bedeutet, dass der IMAP Server entweder TLS 1.2 oder TLS 1.3 unterstützen muss.
SMTP
Hier sind die unter “Vorbereitung und Voraussetzung“ genannten SMTP-Daten einzutragen.
SSL/TLS
Bei Verwendung der Schnittstelle Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) kann keine SSL/TLS ausgewählt werden, da dies bei einer OAuth-Verifizierung nicht notwendig ist.
Bei einer Standard (IMAP/SMTP) Schnittstelle kann gewählt werden:
Nein: Der Zugriff erfolgt ohne SSL/TLS
Server (Standard): Der Wert "Server (Standard)" bedeutet, dass das Protokoll dynamisch zur Laufzeit auf der Grundlage der Anforderungen des SMTP Servers ausgewählt wird. Diese Einstellung wird empfohlen.
TLS 1.0 … 1.3: Wird ein genaues Protokoll gewählt, muss der SMTP Server ebenfalls dieses Protokoll unterstützen!
ab TLS 1.0 … 1.3: ab TLS bedeutet, dass der SMTP Server dieses oder neuere TLS-Protokolle unterstützen muss. Zum Beispiel “ab TLS 1.2“ bedeutet, dass der SMTP Server entweder TLS 1.2 oder TLS 1.3 unterstützen muss.
Benutzerverwaltung
Die Konfiguration erfolgt unter “Administration | Benutzerverwaltung | Office und E-Mail“. Dort kann pro Benutzer die unter “Vorbereitung und Voraussetzung“ genannten Daten hinterlegt werden.
Schnittstelle
Standard (IMAP/SMTP)
Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP)
Deaktiviert
Wird keine Schnittstelle hinterlegt, wird als Defaultwert “Deaktiviert“ verwendet.
Kontoname
Hier muss der Microsoft/Office 365 Kontoname (Haupt-Anwenderkonto) eingetragen werden. Der Kontoname ist das E-Mailpostfach, auf das der Anwender beim Import oder versenden von E-Mails Zugriff hat.
Beispiel: max.mustermann@owibergen.de
weitere Postfächer
Hier können weitere Kontonamen (Shared Postfächer) eingetragen werden. Zu beachten ist, dass der Anwender bzw. das Haupt-Anwenderkonto berechtigt ist, auf diese Postfächer zuzugreifen.
Die einzelnen Kontonamen sind durch ein Semikolon zu trennen.
Beispiel: info@owibergen.de;gewerbeamt@owibergen.de
IMAP
Wenn die Option “Verwende Default IMAP“ gesetzt wird, sind/können keine IMAP Daten eingetragen werden. Stattdessen werden die in der Systemsteuerung hinterlegten IMAP-Einstellungen angezeigt.
Sollen für den Anwender gesonderte bzw. “eigene“ IMAP-Einstellungen vorgenommen werden, so ist die Option “Verwende Default IMAP“ zu DEAKTIVIEREN und es können dann die entsprechenden Daten für den Anwender hinterlegt werden.
SMTP
Wenn die Option “Verwende Default SMTP“ gesetzt wird, sind/können keine SMTP Daten eingetragen werden. Stattdessen werden die in der Systemsteuerung hinterlegten SMTP-Einstellungen angezeigt.
Sollen für den Anwender gesonderte bzw. “eigene“ SMTP-Einstellungen vorgenommen werden, so ist die Option “Verwende Default SMTP“ zu DEAKTIVIEREN und es können dann die entsprechenden Daten für den Anwender hinterlegt werden.
Anmelden/Authentifizierung
Da es sich bei Benutzername und Benutzerpasswort/kennwort um persönliche Daten des Anwenders handelt, ist eine Eingabe bei der Konfiguration nicht bzw. nur optional vorgesehen.
Grundsätzlich kann/muss der Anwender unter “Datei | Persönliche Einstellungen“ sein Benutzername und Passwort eintragen und ändern.
Bei Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) ist eine Authentifizierung über OAuth2.0 erforderlich.
Weitere Informationen zu OAuth 2.0 finden Sie unter: Microsoft Identity Platform und der OAuth 2.0-Autorisierungscodeflow
Hinweis zur Authentifizieren der Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) Verbindung.
Für den Zugriff Ihrer EurOwiG Fachanwendung mit Ihrem MS Office 365 / Outlook ist eine OAuth 2.0 Authentifizierung notwendig.
Im Authentifizierungsprozess werden Sie zu Microsoft weitergeleitet und tragen dort Ihre Microsoft Kennung/Benutzername und Ihr Passwort ein.
Bei erfolgreicher Authentifizierung wird eine Tokendatei "eurowig_office365_token.json" für zukünftige IMAP- und SMTP-Verbindungen in Ihrem Roaming-Home-Verzeichnis %APPDATA% (%USERPROFILE%\AppData\Roaming) gespeichert.
Hinweis: Wird die Tokendatei gelöscht oder der Zugriff durch Sicherheitsrichtlinien abgelaufen ist oder das persönliche Microsoft/Login-Kennwort geändert wird, muss die Authentifizierung erneut durchgeführt werden.
Persönliche Einstellungen eines Benutzers/Anwenders
Im Dialog “Datei | Persönliche Einstellungen“ kann der Anwender seine persönlichen Anmeldedaten eintragen bzw. die “OAuth-Verifizierung“ bei Microsoft Office 365 durchführen.
Bei Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP):
Die Schaltfläche “Authentifizierung“ prüft bzw. leitet einen OAuth-Authentifizierungsprozess ein.
Im Dropdown dieser Schaltfläche kann auch eine “Neue Authentifizierung“ durchgeführt werden. In diesem Fall wird unabhängig, ob die aktuelle Authentifizierung gültig oder ungültig ist, ein neuer OAuth-Authentifizierungsprozess eingeleitet.
Mit dem Punkt “Gehe zu Tokendatei“ wird im Explorer die aktuelle Tokendatei angezeigt. Hinweis: Wenn diese Tokendatei gelöscht oder umbenannt wird, MUSS eine neue Authentifizierung erfolgen.
Mit der Schaltfläche “Postfächer“ können Ordner bzw. Postfächer eingetragen werden, die beim Import NICHT zur Verfügung stellen sollen. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, dass beim Importvorgang das Postfach “Kalender“ oder “Junk-E-Mail“ angezeigt werden. In diesem Fall können diese Postfächer hier eingetragen werden. Wenn im Dialog auf “Standard wiederherstellen“ geklickt wird, werden solche Ordner und Postfächer, die für den Import nicht benötigt werden eingetragen.
Hinweis: Wenn der Anwender hier KEINE Änderung vornimmt, wird automatisch ein Standard verwendet, der folgende Ordner/Postfächer für den Import ausblendet:
Kalender
Kontakte
Notizen
RSS-Abonnements
Synchronisierungsprobleme
Verlauf der Unterhaltung
Suchordner
Aufgaben
Junk-E-Mail
Gelöscht
Journal
Bei Standard (IMAP/SMTP)
Für IMAP steht eine Eingabe “Benutzername“ und “Kenn-/Passwort“ bereit.
Für SMTP steht eine Eingabe “Benutzername“ und “Kenn-/Passwort“ bereit.
In der Regel sind Benutzername und Passwort für IMAP und SMTP identisch. In diesem Fall tragen Sie Ihren Benutzername und Ihr Passwort jeweils in die Eingabefelder ein.
Ablauf Authentifizierung eines Benutzers/Anwenders
Erstanmeldung bzw. persönliche Anmeldung
Der Benutzer geht im AOWI zu “Datei | Persönliche Einstellungen“
Dort wählt er die Ansicht “Anmelden/Schnittstellen“
Je nach E-Mail Schnittstelle steht dort die “OAuth-Verifizierung“ bei Microsoft Office 365 oder “Benutzername/Passwort“ bei Standard IMAP/SMTP zur Verfügung
Bei Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) und OAuth-Verifizierung klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche “Authentifizierung“
Der Benutzer wird zum OAuth-Authentifizierungsprozess weitergeleitet.
Im Authentifizierungsprozess muss der Benutzer seine persönlichen Daten “E-Mail/Kontoname“ und “Kennwort“ eintragen.
Die Anmeldedaten bzw. die OAuth-Verifizierung werden geprüft.
Bei gültiger Verifizierung wird eine Verbindung mit dem IMAP/SMTP Server hergestellt und der Anwender erhält eine Bestätigung.
Bei Standard (IMAP/SMTP) werden für IMAP und SMTP entsprechende Eingabefelder angezeigt
Der Anwender trägt dort für IMAP UND SMTP seine “E-Mail/Kontoname“ und sein “Kennwort/Passwort“ ein.
Hinweis: In der Regel sind die Anmeldedaten für IMAP und SMTP identisch!
Automatische Anmeldung/Authentifizierung
Immer wenn der Anwender noch keine Anmeldung/Authentifizierung durchgeführt hat, oder der Anwender sein Microsoft-Kennwort geändert hat, oder die Anmeldung durch sonstige Richtlinien abgelaufen ist, muss eine erneute Anmeldung/Authentifizierung durchgeführt werden. Dazu kann der Anwender natürlich den Punkt “Datei | Persönliche Einstellungen“ verwenden. Tut er dies nicht, erfolgt die Authentifizierung sobald diese erforderlich ist.
Der Benutzer führt die Funktion “E-Mail importieren“ aus.
Dem Benutzer wird mitgeteilt, dass eine Anmeldung bzw. Authentifizierung notwendig ist.
Der Benutzer wird bei Schnittstelle Outlook/Office 365 (IMAP/SMTP) zum OAuth-Authentifizierungsprozess weitergeleitet.
Oder der Benutzer trägt bei Schnittstelle Standard (IMAP/SMTP) seine persönlichen Anmeldedaten in den angezeigten Dialog ein.
Die Anmeldedaten bzw. die OAuth-Verifizierung werden geprüft.
Bei gültiger Verifizierung wird eine Verbindung mit dem IMAP/SMTP Server hergestellt
Der Benutzer hat Zugriff auf seine Postfächer und kann E-Mails importieren.